Jak prowadzić ewidencję odpadów i sprawozdawczość w BDO?

Przedsiębiorcy oraz inne podmioty, w związku z utworzeniem Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO), od 2020 r. zobowiązani są do sporządzania poprzez BDO ewidencji, a także sprawozdawczości odpadowej.

Zasady sporządzania ewidencji odpadowej

Sporządzanie ewidencji odpadów odbywa się elektronicznie przez BDO. Do prowadzenia ewidencji odpadowej zobowiązany jest (za wyjątkiem przypadków określonych w art. 66 ust. 4 ustawy o odpadach) posiadacz odpadów, a więc:

• wytwórca odpadów;
• osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która posiada odpady;
• władający powierzchnią ziemi, na której znajdują się odpady (gdyż domniemywa się, że jest on posiadaczem odpadów znajdujących się na nieruchomości).

Ewidencję odpadową prowadzi się przez BDO z zastosowaniem następujących dokumentów:

• karty przekazania odpadów (KPO);
• karty przekazania odpadów komunalnych (KPOK) - tryb przekazania odpadów i tryb ich odbioru;
• karty ewidencji odpadów (KEO);
• karty ewidencji komunalnych osadów ściekowych;
• karty ewidencji zużytego sprzętu elektrycznego i elektronicznego;
• karty ewidencji pojazdów wycofanych z eksploatacji;
• karty ewidencji odpadów niebezpiecznych.

Nieprowadzenie wymaganej ewidencji odpadowej albo prowadzenie jej w sposób nieterminowy lub niezgodnie ze stanem rzeczywistym zagrożone jest karą administracyjną od 1000 zł do 1 mln zł.

Uproszczona ewidencja odpadów

Dopuszcza się prowadzenie ewidencji odpadowej w sposób uproszczony, w którym podmioty sporządzają jedynie KPO.

Uproszczona ewidencja odpadów dotyczy:

• podmiotów wytwarzających odpady niebezpieczne w ilości do 100 kg/rok;
• podmiotów wytwarzających odpady inne niż niebezpieczne (niebędące odpadami komunalnymi) w ilości do 5 t/rok;
• transportujących odpady - świadczących jedynie usługę transportu odpadów;
• władających powierzchnią ziemi, na której stosowane są komunalne osady ściekowe w celu uprawy roślin.

Ewidencja odpadowa w czasie awarii BDO

Administrator Bazy danych o odpadach (minister właściwy ds. klimatu) zamieści komunikat o czasie trwania powstałej awarii BDO na swojej stronie Biuletynu Informacji Publicznej i na stronie BDO, jeśli będzie to technicznie możliwe. Jedynie w czasie trwania awarii można sporządzić dokumenty ewidencji odpadowej poza BDO - w formie papierowej czy elektronicznej, wg wzorów określonych w załącznikach do ustawy o odpadach. Skorzystanie z wersji papierowej KPO lub KPOK oznacza konieczność przygotowania odpowiedniej liczby egzemplarzy dla każdego z posiadaczy odpadów: przekazującego, transportującego i przyjmującego odpady.

Dokumenty ewidencji odpadów ich posiadacz ma obowiązek wprowadzić do BDO niezwłocznie po przywróceniu jej sprawności, nie później niż w ciągu 30 dni od dnia jej naprawy. Z tym że posiadacz odpadów, który je przejmuje oraz transportujący odpady muszą wprowadzić do Bazy danych odpadowych dane dotyczące ich przejęcia czy potwierdzenie ich transportu niezwłocznie po wystawieniu KPO lub KPOK w BDO.

Zasady sporządzania sprawozdawczości odpadowej

Roczne sprawozdania o produktach, opakowaniach i o gospodarowaniu odpadami zobowiązani są złożyć:

• wprowadzający opakowania i eksportujący opakowania;
• wprowadzający produkty w opakowaniach, eksportujący i dokonujący wewnątrzwspólnotowej dostawy produktów w opakowaniach;
• przedsiębiorcy prowadzący punkty handlowe, w których oferowane są torby na zakupy z tworzywa sztucznego, objęte opłatą recyklingową;
• wprowadzający produkty (oleje i preparaty smarowe, opony), o których mowa w ustawie o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej;
• wprowadzający pojazdy (samochody M1 czy N1, motorowery trójkołowe L2e);
• wprowadzający sprzęt elektryczny i elektroniczny lub ich autoryzowani przedstawiciele;
• wprowadzający baterie czy akumulatory;
• organizacje odzysku;
• organizacje odzysku opakowań;
• organizacje odzysku sprzętu elektrycznego i elektronicznego;
• organizacje samorządu gospodarczego reprezentujące wprowadzających środki niebezpieczne w opakowaniach lub produkty w opakowaniach wielomateriałowych, którzy przystąpili do porozumienia.

Roczne sprawozdanie o wytwarzanych odpadach i gospodarowaniu odpadami zobowiązany jest złożyć:

• wytwórca odpadów, który zobowiązany jest do prowadzenia ich ewidencji;
• obowiązany do prowadzenia ewidencji odpadowej prowadzący działalność polegającą na gospodarowaniu odpadami (poza prowadzącymi odbieranie odpadów komunalnych) w zakresie ich zbierania i przetwarzania;
• prowadzący działalność polegającą na wydobywaniu odpadów ze składowiska czy zwałowiska odpadów (posiadający zgodę na ich wydobywanie lub decyzję zatwierdzającą instrukcję prowadzenia składowiska odpadów w fazie poeksploatacyjnej).

Powyższe sprawozdania odpadowe należy złożyć do 15 marca za poprzedni rok kalendarzowy właściwemu marszałkowi województwa za pośrednictwem BDO. Szczegółowe wymagania dotyczące rocznych sprawozdań w zakresie produktów, opakowań oraz gospodarki odpadami regulują przepisy art. 73-78 ustawy o odpadach.

Natomiast roczna sprawozdawczość poprzez BDO w zakresie odpadów komunalnych jest wymagana na podstawie art. 9n, 9na, 9nb, 9q oraz 9s ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach.

Do 31 stycznia sprawozdanie w zakresie odpadów komunalnych wójtowi, burmistrzowi czy prezydentowi miasta musi przekazać podmiot:

• odbierający odpady komunalne od właścicieli nieruchomości;
• prowadzący punkt selektywnego zbierania odpadów komunalnych (PSZOK), z wyłączeniem gminy;
• pierwszy zbierający odpady komunalne, z wyłączeniem prowadzącego PSZOK.

Sprawozdanie z realizacji zadań z zakresu gospodarowania odpadami komunalnymi:

• do 31 marca wójt, burmistrz lub prezydent miasta przekazuje marszałkowi województwa i wojewódzkiemu inspektorowi ochrony środowiska;
• do 15 lipca marszałek województwa przekazuje ministrowi właściwemu do spraw klimatu.

Ponadto od 24 maja 2023 r. obowiązkiem sprawozdawczości odpadowej przez BDO objęty jest:

• wprowadzający do obrotu produkty jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych (wymienione w załącznikach nr 6-10 do ustawy o obowiązkach przedsiębiorców w zakresie gospodarowania niektórymi odpadami oraz o opłacie produktowej), wprowadzający do obrotu połowowe narzędzia zawierające tworzywa sztuczne, a także autoryzowani przedstawiciele zagranicznych sprzedawców tych produktów,
• prowadzący jednostkę handlu detalicznego, hurtowego bądź jednostkę gastronomiczną, w których są oferowane kubki czy pojemniki jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych (do żywności przeznaczonej do bezpośredniego spożycia) lub napoje, czy żywność pakowane przez tego przedsiębiorcę w te opakowania,
• pakujący napoje lub żywność w ww. kubki czy pojemniki oraz oferujący je za pomocą urządzenia vendingowego.

Natomiast po raz pierwszy za 2025 r., w związku z systemem kaucyjnym, którego zasady działania określiła ustawa z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi, do 15 marca sprawozdanie poprzez BDO musi również złożyć podmiot reprezentujący prowadzący system kaucyjny (po raz pierwszy za rok, w którym system kaucyjny został uruchomiony).

Sprawozdawczość odpadowa w czasie awarii BDO

W przypadku awarii BDO, która uniemożliwi złożenie w terminie przedmiotowych sprawozdań odpadowych, należy je złożyć niezwłocznie po usunięciu awarii. Zasady te nie dotyczą awarii (sprzętu, oprogramowania, dostępu do internetu) powstałych po stronie podmiotu prowadzącego ewidencję odpadów w BDO. Sprawozdania odpadowe złożone przez BDO nie wymagają opatrzenia podpisem.

Weryfikacja sprawozdań odpadowych

Złożone sprawozdania odpadowe podlegają weryfikacji. Marszałek województwa weryfikuje informacje zawarte w sprawozdaniu odpadowym za poprzedni rok kalendarzowy w terminie do 30 września następnego roku. Podmiot może zostać wezwany za pośrednictwem BDO do korekty sprawozdania odpadowego w terminie określonym w wezwaniu, nie dłuższym niż 14 dni. W przypadku braku terminowej korekty uznaje się, iż obowiązek przekazania sprawozdania odpadowego nie został wykonany. Za brak sprawozdania odpadowego grozi grzywna.

Dokumenty, na podstawie których sporządzono sprawozdanie odpadowe, należy przechowywać przez 5 lat od końca roku, którego dotyczą. Obowiązek sporządzenia sprawozdań odpadowych przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, za który sprawozdania należało sporządzić.

Umów darmową prezentację aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami!

Ewidencja i sprawozdawczość odpadowa mogą być prostsze

W usprawnieniu prowadzenia ewidencji oraz sprawozdawczości odpadowej pomocne może być specjalistyczne oprogramowanie. Aplikacja Zarządzanie gospodarką odpadami to nowoczesne rozwiązanie umożliwiające generowanie raportów oraz zestawień odpadowych (KPO, KEO, sprawozdania rocznego z wytworzonych odpadów lub zbiorczego raportu wszystkich obrotów odpadów), a także do prowadzenia ewidencji odpadowej, zgodnie z przepisami prawa. Aplikacja ta automatyzuje wpisywanie obrotów do kart ewidencji odpadów w Bazie danych odpadowych, przesyłanie kart przekazania odpadów do BDO, a także umożliwia kontrolę ilości wytworzonych odpadów poprzez możliwość porównania z limitami określonymi w pozwoleniach.

Zobacz również:

Nagranie webinaru: Zautomatyzuj gospodarkę odpadami w BDO!

Zachęcamy do obejrzenia nagrania webinaru, z którego dowiesz się, jak usprawnić swoją pracę związaną z ewidencją odpadów, korzystając z narzędzia w pełni zintegrowanego z BDO.

Zobacz nagranie