Od kilku lat Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO) działa w funkcjonalności, która obejmuje prowadzenie ewidencji, a także sprawozdawczości odpadowej. Cyfryzacja jest kierunkiem rozwojowym i pożądanym, a zastępowanie dokumentów papierowych formularzami online oraz tradycyjnych archiwów cyfrową bazą danych, jest znakiem naszych czasów. Warto jednak zastanowić się, jakich funkcjonalności w BDO najbardziej aktualnie brakuje i jak możesz sobie z tym poradzić.
W pierwszej kolejności zwróć uwagę, że przedsiębiorca nie jest jedyną stroną korzystającą z Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Wystawianie kart przekazania odpadów (KPO), prowadzenie ewidencji odpadów i sporządzanie sprawozdania rocznego w formie cyfrowej daje jednostkom administracyjnym doskonałe rozwiązania do kontroli oraz przepływu danych. W sytuacji, kiedy wszystkie informacje przechowywane są w uporządkowanych tabelach (bo tak ostatecznie należy postrzegać informacje wprowadzane do BDO poprzez różne formularze) znalezienie różnicy w masie dla poszczególnych odpadów w zakresie ewidencji lub porównanie mas odpadów wytworzonych do masy zawartej w sprawozdaniu rocznym, nie powinno stanowić problemu. Takie operacje mogą być wykonane automatycznie bez konieczności angażowania dodatkowych pracowników jednostek kontrolujących.
Ponadto każdy pojedynczy wpis do jakiegokolwiek oprogramowania jest rejestrowany. Przypominam o zapisach art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach, które wprowadzają obowiązek prowadzenia na bieżąco ilościowej i jakościowej ewidencji odpadów. Pomijając kwestię ogólności oraz możliwości interpretacji tego sformułowania, sama kontrola przestrzegania tego obowiązku również stała się łatwiejsza.
Jakich zatem możliwości ułatwiających przedsiębiorcom oraz innym podmiotom pracę w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami brakuje? Na przykład automatycznego przenoszenia do karty ewidencji odpadów (KEO) informacji zawartych w karcie przekazania odpadów (KPO), której stworzenie konieczne jest w celu rejestracji transportu odpadów. Oczywiście nie zawsze KPO może posłużyć do wypełnienia ewidencji w zakresie odpadów wytworzonych, jednak dopuszczenie możliwości zautomatyzowania tego procesu byłoby znaczącym udogodnieniem dla wielu podmiotów. Jednocześnie konieczność dodawania wpisów w zakresie ewidencji odpadów przekazanych i przyjętych także wykazuje duży potencjał do automatyzacji. Jest to szczególnie istotne dla jednostek wielooddziałowych, takich jak różnego rodzaju sklepy, stacje paliw, punkty gastronomiczne, które najczęściej nie magazynują odpadów bezpośrednio w miejscu wytworzenia i na bieżąco przekazują je dalej.
Kolejnym elementem, który mógłby zostać znacząco uproszczony, jest roczna sprawozdawczość, szczególnie w zakresie sprawozdania o odpadach wytworzonych i gospodarowaniu odpadami – dział XI, informacja o odpadach wytworzonych. Każdy, kto wypełniał przez BDO sprawozdanie roczne, zdaje sobie sprawę z trudności w tym zakresie. Aby wprowadzić jakiekolwiek dane ilościowe i jakościowe w zakresie poszczególnych kodów odpadów, na początku musisz w ramach działu I wskazać dane identyfikujące podmiot sporządzający sprawozdanie. W ramach tego działu musisz również określić, jakie miejsca prowadzenia działalności wykażesz w ramach sprawozdania do właściwego marszałka. Biorąc pod uwagę, że każde miejsce prowadzenia działalności ma przypisane dane teleadresowe, to logicznym rozwiązaniem wydawałoby się zbudowanie tej struktury automatycznie, z możliwością jej edycji przez użytkownika. Jeżeli ten pomysł jest zbyt śmiały, to dużym udogodnieniem, w szczególności dla koordynatorów podmiotów wielooddziałowych, byłaby możliwość kopiowania struktury założonej w poprzednim roku sprawozdawczym. Oczywiście w takiej sytuacji na pewno konieczne byłoby wprowadzenie drobnych poprawek bezpośrednio przez użytkownika. Dla przykładu – łatwiej dopisać 5 nowo otwartych sklepów, niż od nowa wpisywać 800, które nie uległy zmianie. Najważniejsza jednak jest konieczność wprowadzania informacji o masie wytworzonych odpadów w ramach każdego miejsca prowadzenia działalności. Efektywniej byłoby w tym zakresie automatycznie wykorzystać już raz wprowadzone dane w ewidencji odpadowej.
Niewątpliwą korzyścią z zastosowania powyższych rozwiązań, poza oszczędnością czasu użytkowników, jest ograniczenie możliwości popełnienia błędu, który może się pojawić przez konieczność wprowadzania jednej danej kilkukrotnie.
Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami wprowadziła digitalizację danych, co dla wielu nowoczesnych przedsiębiorstw nie było niczym nowym. Zarówno dane dotyczące odpadów, jak i inne informacje środowiskowe już wcześniej były gromadzone przez wiele przedsiębiorstw w postaci cyfrowej, na potrzeby własnych analiz wielopoziomowych. Przedsiębiorstwa te korzystały ze sprawdzonego oprogramowania, posiadającego szereg rozwiązań dedykowanych, stanowiących dodatkowe udogodnienia usprawniające realizację obowiązków środowiskowych.
Co z przedsiębiorcami, którzy dopiero odkrywają potencjał drzemiący w posiadaniu uporządkowanych danych cyfrowych? Zapewne jedną z pierwszych czynności, jakie w takiej sytuacji będą chcieli wykonać użytkownicy, jest pobranie danych zgromadzonych w BDO w formie umożliwiającej ich dalszą analizę, np. do najprostszego arkusza kalkulacyjnego. Niestety obecnie BDO nie daje takich możliwości, nawet w zagregowanej formie sprawozdania rocznego.
Posiadanie raportu z wprowadzonych danych odpadowych byłoby znaczącym ułatwieniem dla koordynatorów i managerów dużych spółek, gdzie za bieżące prowadzenie KPO oraz KEO odpowiadają dziesiątki, a czasem setki osób. Tym bardziej, że przedsiębiorstwa posiadają jeszcze szereg innych obowiązków środowiskowych, między innymi raportowanie w zakresie pozwolenia zintegrowanego, sprawozdania do Głównego Urzędu Statystycznego, sprawozdanie do Krajowego Rejestru Uwalniania i Transferu Zanieczyszczeń (PRTR), w których realizacji posiadanie uporządkowanych danych o gospodarce odpadami byłoby niezwykle pomocne.
Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami niewątpliwie rozwija się i będzie rozwijała dalej. Nie jest wykluczone, że niektóre z ww. utrudnień zostaną zlikwidowane. Nie należy się jednak spodziewać szybkiego wprowadzenia zaawansowanych funkcjonalności, które będą wykraczać poza elementy określone obowiązkami prawnymi. Warto jednak podkreślić, że BDO dopuszcza możliwość integracji z oprogramowaniem zewnętrznych dostawców. Dzięki przygotowanemu interfejsowi komunikacji, operacje wykonywane w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami mogą zostać wykonane poprzez zewnętrzną aplikację.
|
Umów się na darmową prezentację aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami! |
Poniżej omówię kilka przydatnych rozwiązań, na podstawie aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami, stanowiącej część platformy Atmoterm360. Aplikacja Zarządzanie gospodarką odpadami umożliwia swobodne budowanie struktury przedsiębiorstwa – możesz założyć dowolną ilość obiektów, które są połączone z konkretnymi miejscami prowadzenia działalności, dzięki czemu otrzymasz precyzyjne dane.
Wykonując obroty odpadami przez BDO, możesz wybrać dowolny kod odpadu oraz dowolną zarejestrowaną firmę odbierającą czy transportującą odpady w Polsce, a to może powodować wiele błędów. W aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami skróciliśmy te katalogi do faktycznie wykorzystywanych przez użytkownika podmiotów lub kodów odpadów. Co więcej, katalog odpadów niejednokrotnie na wewnętrzne potrzeby analityczne rozbudowywany jest o dodatkowy podział dla jednego kodu. Przekłada się to na konieczność prowadzenia dodatkowo własnego rejestru obrotów odpadami poza wpisami dokonanymi w BDO. Pracując z aplikacją Zarządzanie gospodarką odpadami możesz dowolnie rozbudować katalog odpadów i dodawać własne opisy oraz symbole. Ponadto wprowadzanie danych do aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami zapewnia automatyczne uzupełnianie KEO i tym samym 100% zgodności danych, bez dodatkowej pracy oraz konieczności weryfikacji.
W aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami możesz zarządzać stanem magazynowym, rejestrować przychody oraz rozchody, w tym dla odpadów, które zostały wytworzone i przetworzone na miejscu, a dla których nie ma potrzeby tworzenia KPO. Dzięki temu kontrolujesz oraz znasz pełną historię wszelkich obrotów odpadami zarówno pomiędzy obiektami przedsiębiorstwa, jak i podmiotami zewnętrznymi. Aplikacja Zarządzanie gospodarką odpadami zapewnia dwukierunkowe połączenie z BDO. Funkcja ta pozwala nie tylko wysyłać informacje, ale również pobierać dane o zmianie statusu karty wraz z dodatkowymi informacjami, np. o przyczynie odrzucenia KPO.
Aplikacja Zarządzanie gospodarką odpadami, na podstawie zgromadzonych danych, automatycznie uzupełnia sprawozdanie roczne w zakresie działu I oraz XI i co najważniejsze, pozwala wygenerować kompletne dane do edytowalnego arkusza, zapewniając Ci dostęp do kompletu informacji. Tym samym nie tylko spełniasz obowiązek ustawowy, wskazujący konieczność dodatkowej archiwizacji dokumentów przez okres 5 lat, ale także otrzymujesz doskonały wkład do innych raportów, zgodnie z określoną przez siebie strukturą przedsiębiorstwa.
Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami to dobry krok w kierunku cyfryzacji obiegu dokumentów. Dzięki temu, że BDO jest systemem otwartym i dostosowanym do komunikacji z aplikacjami zewnętrznymi, daje szansę przedsiębiorcom na realizację obowiązków prawnych. Jednocześnie mogą oni korzystać z dodatkowych udogodnień przewidzianych np. w aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami, ułatwiających analizę oraz kontrolę danych i podejmowanie decyzji biznesowych.