Gospodarka odpadami przy użyciu oprogramowania

Od kilku lat Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO) działa w funkcjonalności, która obejmuje prowadzenie ewidencji, a także sprawozdawczości odpadowej. Cyfryzacja jest kierunkiem rozwojowym i pożądanym, a zastępowanie dokumentów papierowych formularzami online oraz tradycyjnych archiwów cyfrową bazą danych, jest znakiem naszych czasów. Warto jednak zastanowić się, jakich funkcjonalności w BDO najbardziej aktualnie brakuje i jak możesz sobie z tym poradzić.

Wsparcie dla państwowych organów kontrolujących i analizujących dane

W pierwszej kolejności zwróć uwagę, że przedsiębiorca nie jest jedyną stroną korzystającą z Bazy danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami. Wystawianie kart przekazania odpadów (KPO), prowadzenie ewidencji odpadów i sporządzanie sprawozdania rocznego w formie cyfrowej daje jednostkom administracyjnym doskonałe rozwiązania do kontroli oraz przepływu danych. W sytuacji, kiedy wszystkie informacje przechowywane są w uporządkowanych tabelach (bo tak ostatecznie należy postrzegać informacje wprowadzane do BDO poprzez różne formularze) znalezienie różnicy w masie dla poszczególnych odpadów w zakresie ewidencji lub porównanie mas odpadów wytworzonych do masy zawartej w sprawozdaniu rocznym, nie powinno stanowić problemu. Takie operacje mogą być wykonane automatycznie bez konieczności angażowania dodatkowych pracowników jednostek kontrolujących.

Ponadto każdy pojedynczy wpis do jakiegokolwiek oprogramowania jest rejestrowany. Przypominam o zapisach art. 66 ust. 1 ustawy o odpadach, które wprowadzają obowiązek prowadzenia na bieżąco ilościowej i jakościowej ewidencji odpadów. Pomijając kwestię ogólności oraz możliwości interpretacji tego sformułowania, sama kontrola przestrzegania tego obowiązku również stała się łatwiejsza.

Czego w BDO brakuje najbardziej?

Jakich zatem możliwości ułatwiających przedsiębiorcom oraz innym podmiotom pracę w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami brakuje? Na przykład automatycznego przenoszenia do karty ewidencji odpadów (KEO) informacji zawartych w karcie przekazania odpadów (KPO), której stworzenie konieczne jest w celu rejestracji transportu odpadów. Oczywiście nie zawsze KPO może posłużyć do wypełnienia ewidencji w zakresie odpadów wytworzonych, jednak dopuszczenie możliwości zautomatyzowania tego procesu byłoby znaczącym udogodnieniem dla wielu podmiotów. Jednocześnie konieczność dodawania wpisów w zakresie ewidencji odpadów przekazanych i przyjętych także wykazuje duży potencjał do automatyzacji. Jest to szczególnie istotne dla jednostek wielooddziałowych, takich jak różnego rodzaju sklepy, stacje paliw, punkty gastronomiczne, które najczęściej nie magazynują odpadów bezpośrednio w miejscu wytworzenia i na bieżąco przekazują je dalej.

Kolejnym elementem, który mógłby zostać znacząco uproszczony, jest roczna sprawozdawczość, szczególnie w zakresie sprawozdania o odpadach wytworzonych i gospodarowaniu odpadami – dział XI, informacja o odpadach wytworzonych. Każdy, kto wypełniał przez BDO sprawozdanie roczne, zdaje sobie sprawę z trudności w tym zakresie. Aby wprowadzić jakiekolwiek dane ilościowe i jakościowe w zakresie poszczególnych kodów odpadów, na początku musisz w ramach działu I wskazać dane identyfikujące podmiot sporządzający sprawozdanie. W ramach tego działu musisz również określić, jakie miejsca prowadzenia działalności wykażesz w ramach sprawozdania do właściwego marszałka. Biorąc pod uwagę, że każde miejsce prowadzenia działalności ma przypisane dane teleadresowe, to logicznym rozwiązaniem wydawałoby się zbudowanie tej struktury automatycznie, z możliwością jej edycji przez użytkownika. Jeżeli ten pomysł jest zbyt śmiały, to dużym udogodnieniem, w szczególności dla koordynatorów podmiotów wielooddziałowych, byłaby możliwość kopiowania struktury założonej w poprzednim roku sprawozdawczym. Oczywiście w takiej sytuacji na pewno konieczne byłoby wprowadzenie drobnych poprawek bezpośrednio przez użytkownika. Dla przykładu – łatwiej dopisać 5 nowo otwartych sklepów, niż od nowa wpisywać 800, które nie uległy zmianie. Najważniejsza jednak jest konieczność wprowadzania informacji o masie wytworzonych odpadów w ramach każdego miejsca prowadzenia działalności. Efektywniej byłoby w tym zakresie automatycznie wykorzystać już raz wprowadzone dane w ewidencji odpadowej.

Niewątpliwą korzyścią z zastosowania powyższych rozwiązań, poza oszczędnością czasu użytkowników, jest ograniczenie możliwości popełnienia błędu, który może się pojawić przez konieczność wprowadzania jednej danej kilkukrotnie.

Dane zgromadzone cyfrowo jako źródło dalszych analiz

Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami wprowadziła digitalizację danych, co dla wielu nowoczesnych przedsiębiorstw nie było niczym nowym. Zarówno dane dotyczące odpadów, jak i inne informacje środowiskowe już wcześniej były gromadzone przez wiele przedsiębiorstw w postaci cyfrowej, na potrzeby własnych analiz wielopoziomowych. Przedsiębiorstwa te korzystały ze sprawdzonego oprogramowania, posiadającego szereg rozwiązań dedykowanych, stanowiących dodatkowe udogodnienia usprawniające realizację obowiązków środowiskowych.

Co z przedsiębiorcami, którzy dopiero odkrywają potencjał drzemiący w posiadaniu uporządkowanych danych cyfrowych? Zapewne jedną z pierwszych czynności, jakie w takiej sytuacji będą chcieli wykonać użytkownicy, jest pobranie danych zgromadzonych w BDO w formie umożliwiającej ich dalszą analizę, np. do najprostszego arkusza kalkulacyjnego. Niestety obecnie BDO nie daje takich możliwości, nawet w zagregowanej formie sprawozdania rocznego.

Posiadanie raportu z wprowadzonych danych odpadowych byłoby znaczącym ułatwieniem dla koordynatorów i managerów dużych spółek, gdzie za bieżące prowadzenie KPO oraz KEO odpowiadają dziesiątki, a czasem setki osób. Tym bardziej, że przedsiębiorstwa posiadają jeszcze szereg innych obowiązków środowiskowych, między innymi raportowanie  w zakresie pozwolenia zintegrowanego, sprawozdania do Głównego Urzędu Statystycznego, sprawozdanie do Krajowego Rejestru Uwalniania i Transferu Zanieczyszczeń (PRTR), w których realizacji posiadanie uporządkowanych danych o gospodarce odpadami byłoby niezwykle pomocne.

Co dalej z realizacją obowiązków zakresu gospodarki odpadowej?

Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami niewątpliwie rozwija się i będzie rozwijała dalej. Nie jest wykluczone, że niektóre z ww. utrudnień zostaną zlikwidowane. Nie należy się jednak spodziewać szybkiego wprowadzenia zaawansowanych funkcjonalności, które będą wykraczać poza elementy określone obowiązkami prawnymi. Warto jednak podkreślić, że BDO dopuszcza możliwość integracji z oprogramowaniem zewnętrznych dostawców. Dzięki przygotowanemu interfejsowi komunikacji, operacje wykonywane w Bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami mogą zostać wykonane poprzez zewnętrzną aplikację.

Jak możesz ułatwić sobie pracę w gospodarce odpadami?

Poniżej omówię kilka przydatnych rozwiązań, na podstawie aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami, stanowiącej część platformy Atmoterm360. Aplikacja Zarządzanie gospodarką odpadami umożliwia swobodne budowanie struktury przedsiębiorstwa – możesz założyć dowolną ilość obiektów, które są połączone z konkretnymi miejscami prowadzenia działalności, dzięki czemu otrzymasz precyzyjne dane.

Wykonując obroty odpadami przez BDO, możesz wybrać dowolny kod odpadu oraz dowolną zarejestrowaną firmę odbierającą czy transportującą odpady w Polsce, a to może powodować wiele błędów. W aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami skróciliśmy te katalogi do faktycznie wykorzystywanych przez użytkownika podmiotów lub kodów odpadów. Co więcej, katalog odpadów niejednokrotnie na wewnętrzne potrzeby analityczne rozbudowywany jest o dodatkowy podział dla jednego kodu. Przekłada się to na konieczność prowadzenia dodatkowo własnego rejestru obrotów odpadami poza wpisami dokonanymi w BDO. Pracując z aplikacją Zarządzanie gospodarką odpadami możesz dowolnie rozbudować katalog odpadów i dodawać własne opisy oraz symbole. Ponadto wprowadzanie danych do aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami zapewnia automatyczne uzupełnianie KEO i tym samym 100% zgodności danych, bez dodatkowej pracy oraz konieczności weryfikacji.

W aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami możesz zarządzać stanem magazynowym, rejestrować przychody oraz rozchody, w tym dla odpadów, które zostały wytworzone i przetworzone na miejscu, a dla których nie ma potrzeby tworzenia KPO. Dzięki temu kontrolujesz oraz znasz pełną historię wszelkich obrotów odpadami zarówno pomiędzy obiektami przedsiębiorstwa, jak i podmiotami zewnętrznymi. Aplikacja Zarządzanie gospodarką odpadami zapewnia dwukierunkowe połączenie z BDO. Funkcja ta pozwala nie tylko wysyłać informacje, ale również pobierać dane o zmianie statusu karty wraz z dodatkowymi informacjami, np. o przyczynie odrzucenia KPO.

Aplikacja Zarządzanie gospodarką odpadami, na podstawie zgromadzonych danych, automatycznie uzupełnia sprawozdanie roczne w zakresie działu I oraz XI i co najważniejsze, pozwala wygenerować kompletne dane do edytowalnego arkusza, zapewniając Ci dostęp do kompletu informacji. Tym samym nie tylko spełniasz obowiązek ustawowy, wskazujący konieczność dodatkowej archiwizacji dokumentów przez okres 5 lat, ale także otrzymujesz doskonały wkład do innych raportów, zgodnie z określoną przez siebie strukturą przedsiębiorstwa.

Baza danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami to dobry krok w kierunku cyfryzacji obiegu dokumentów. Dzięki temu, że BDO jest systemem otwartym i dostosowanym do komunikacji z aplikacjami zewnętrznymi, daje szansę przedsiębiorcom na realizację obowiązków prawnych. Jednocześnie mogą oni korzystać z dodatkowych udogodnień przewidzianych np. w aplikacji Zarządzanie gospodarką odpadami, ułatwiających analizę oraz kontrolę danych i podejmowanie decyzji biznesowych.

Nagranie webinaru: Zautomatyzuj gospodarkę odpadami w BDO!

Zachęcamy do obejrzenia nagrania webinaru, z którego dowiesz się, jak usprawnić swoją pracę związaną z ewidencją odpadów, korzystając z narzędzia w pełni zintegrowanego z BDO.

Zobacz nagranie